A gestão documental é um processo essencial para as empresas que buscam organizar e controlar de forma eficiente a documentação necessária para suas operações. Através da gestão documental, é possível garantir a segurança, integridade e acessibilidade dos documentos, contribuindo para a otimização dos processos internos e a tomada de decisões assertivas.

A importância da gestão documental para as empresas reside no fato de que a organização e controle adequados dos documentos são fundamentais para o bom funcionamento e a conformidade legal das organizações. Além disso, a gestão documental possibilita a redução de custos, o aumento da produtividade e a melhoria da eficiência operacional.

O que é gestão documental

A gestão documental é o conjunto de práticas e procedimentos adotados para organizar, controlar e gerenciar os documentos de uma empresa, desde a sua criação até a sua destinação final. Os documentos podem ser físicos ou digitais e englobam contratos, relatórios, registros financeiros, entre outros.

Os objetivos da gestão documental incluem a padronização dos processos de documentação, a garantia da conformidade legal, a redução de riscos de perda ou roubo de informações e a melhoria da eficiência operacional.

Entre os benefícios da gestão documental para as empresas estão a facilitação da tomada de decisões baseadas em informações confiáveis, a agilidade no acesso aos documentos relevantes, a redução de espaço físico necessário para armazenamento e a minimização de erros e retrabalho.

Processo de gestão documental

O processo de gestão documental envolve diversas etapas fundamentais para garantir a eficiência na organização e controle dos documentos de uma empresa.

• 1. Classificação e organização dos documentos: Nesta etapa, os documentos são categorizados e ordenados de forma lógica para facilitar a sua localização e recuperação quando necessário.
• 2. Armazenamento seguro dos documentos: Os documentos devem ser armazenados de maneira segura, seja em formato físico ou digital, garantindo a integridade e a confidencialidade das informações.
• 3. Controle de acesso aos documentos: É essencial estabelecer políticas de acesso aos documentos, determinando quem pode visualizá-los, editar e compartilhar, a fim de evitar vazamentos de informações sensíveis.
• 4. Preservação e descarte adequado dos documentos: Documentos obsoletos ou sem utilidade devem ser descartados de forma adequada, seguindo as normas legais e preservando a privacidade dos dados.

Ferramentas de gestão documental

As ferramentas de gestão documental são essenciais para otimizar o controle e organização dos documentos de uma empresa. Existem diversos tipos de ferramentas disponíveis, cada uma com suas vantagens e desvantagens.

Tipos de ferramentas de gestão documental disponíveis:

• Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): Permitem a digitalização, indexação e controle de versões dos documentos.
• Software de Workflow: Automatizam o fluxo de trabalho relacionado aos documentos, agilizando processos.
• Armazenamento em Nuvem: Permite o acesso remoto e seguro aos documentos, facilitando a colaboração entre equipes.

Vantagens e desvantagens de cada ferramenta:

Os GEDs oferecem uma organização eficiente, porém podem demandar investimentos significativos. Os softwares de Workflow aceleram os processos, mas requerem adaptação da equipe. O armazenamento em nuvem oferece flexibilidade, mas deve-se considerar a segurança dos dados.

Exemplos de ferramentas populares no mercado:

Alguns exemplos de ferramentas renomadas são o Microsoft SharePoint, o Google Drive e o Evernote, que oferecem soluções versáteis para a gestão documental de empresas de diversos portes.

Como implementar uma gestão documental eficiente

Para implementar um sistema de gestão documental eficiente, é fundamental seguir um processo bem estruturado que envolve diferentes etapas:

1. Análise das necessidades e fluxo de documentos da empresa: Identificar os tipos de documentos utilizados, quem os acessa e com que frequência são manipulados.
2. Escolha da ferramenta adequada: Selecionar a ferramenta de gestão documental que melhor atenda às necessidades da empresa e seja compatível com o volume de documentos a serem gerenciados.
3. Treinamento dos funcionários: Capacitar a equipe para utilizar a ferramenta escolhida de forma eficiente, garantindo que saibam como classificar, armazenar e recuperar os documentos corretamente.
4. Monitoramento e melhoria contínua do processo: Estabelecer métricas de desempenho, realizar auditorias periódicas e promover ajustes conforme necessário para otimizar a gestão documental.